Aufgrund des durch die DSGVO normierten Verbots mit Erlaubnisvorbehalt (Art. 5 Abs. 1 lit. a) DSGVO) bedarf es eines Erlaubnistatbestandes, welcher es dem Verantwortlichen im konkreten Einzelfalle ermöglicht, das Verbot zu durchbrechen und personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Im Streitfalle oder bei aufsichtsbehördlichen Kontrollen obliegt es dem Verantwortlichen, das Vorliegen eines Erlaubnistatbestandes nachzuweisen – ihm obliegt die Beweislast. Aus diesem Grunde sollten die einschlägigen Erlaubnistatbestände nicht nur eruiert, sondern auch dokumentiert werden. Die Dokumentation sollten über die gesamte Aufbewahrungsfrist des betreffenden Datums hinweg gespeichert werden, um ggf. den erforderlichen Nachweis erbringen zu können.

Erlaubnistatbestände könnten sich aus Vorschriften der DSGVO selbst oder dem BDSG selbst sowie aus spezialgesetzlichen Normen, aber auch aus anderen, unterhalb der gesetzlichen Ebene angesiedelten Regelungen wie Rechtsverordnungen, Satzungen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Hinzu kommt die formgerechte Einwilligung des Betroffenen in bestimmte Prozesse der Verarbeitung personenbezogener Daten und deren Zweckbestimmung.

Neben der Einwilligung des Betroffenen sind die wichtigsten Erlaubnistatbestände der DSGVO für nicht besondere Kategorien personenbezogener Daten:

• die Erforderlichkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Begründung, Ausübung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO;
• die Abwägung der sich widerstreitenden Interessen des Betroffenen am Ausschluss und dem Verantwortlichen oder eines Dritten an der Durchführung der Maßnahme, (sogenanntes berechtigtes Interesse), Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO;
• die Verwendung zum Zwecke der Werbung kann ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO darstellen oder eine Weiterverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend!