Datenschutzbeauftragter – was Sie wissen müssen

Ein Datenschutzbeauftragter ist eine Schlüsselperson im Unternehmen, die dafür sorgt, dass personenbezogene Daten gemäß den Datenschutzgesetzen verarbeitet werden. Er überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, berät das Unternehmen und die Mitarbeiter in Datenschutzfragen und fungiert als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Datenschutzbeauftragter ist, welche Qualifikationen und Voraussetzungen für diese Rolle notwendig sind, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten er hat und welche rechtlichen Grundlagen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), für ihn gelten.

---

Inhaltverzeichnis

• Das Wichtigste auf einen Blick
• Was ist ein Datenschutzbeauftragter?
• Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen
• Datenschutzbeauftragter werden – Voraussetzungen und Qualifikationen
• Wichtige Rechtsgrundlagen für Datenschutzbeauftragte
• Datenschutzbeauftragter – ab wann müssen Unternehmen ihn bestellen?

---

Das Wichtigste auf einen Blick

• Definition: spezialisierte Fachkraft für Einhaltung der Datenschutzgesetze
• Hauptaufgaben:
  • Überwachung der Datenverarbeitungsprozesse
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutzfragen
  • Beratung des Managements in datenschutzrelevanten Angelegenheiten
• Rolle als Bindeglied:
  • Ansprechpartner für Datenschutzbehörden
  • Meldung und Reaktion bei Datenschutzverletzungen
  • Unterstützung bei Datenschutz-Folgeabschätzungen
• Verpflichtung:
  • Pflicht zur Bestellung bei umfangreicher Datenverarbeitung oder Verarbeitung sensibler Daten
• Rechtliche Grundlagen:
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Qualifikationen:
  • Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis
  • Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit in der Ausübung der Aufgaben

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter ist eine spezialisierte Fachkraft, die in Unternehmen und Organisationen für die Einhaltung der Datenschutzgesetze verantwortlich ist. Der Datenschutzbeauftragte spielt eine zentrale Rolle beim Schutz personenbezogener Daten und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben im Umgang mit diesen Daten eingehalten werden. Dies umfasst die Überwachung der Datenverarbeitungsprozesse, die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutzfragen sowie die Beratung des Managements in datenschutzrelevanten Angelegenheiten.

Ein Datenschutzbeauftragter fungiert als Bindeglied zwischen dem Unternehmen und den Datenschutzbehörden. Er ist der Ansprechpartner für Fragen und Anliegen der Aufsichtsbehörden und sorgt dafür, dass das Unternehmen bei Datenschutzverletzungen ordnungsgemäß reagiert und diese meldet. Zudem unterstützt er bei der Durchführung von Datenschutz-Folgeabschätzungen und überwacht die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für viele Unternehmen verpflichtend, insbesondere wenn sie systematisch umfangreiche Datenverarbeitungen durchführen oder besonders sensible Daten verarbeiten. Die genaue Definition und die Voraussetzungen für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Ein Datenschutzbeauftragter muss über Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis verfügen und seine Aufgaben unabhängig und weisungsfrei erfüllen können.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen

• Überwachung der Datenverarbeitung: Der Datenschutzbeauftragte überwacht kontinuierlich die Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen, um sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehört auch die Prüfung der Wirksamkeit technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der Daten.
• Schulung und Sensibilisierung: Der Datenschutzbeauftragte führt Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für Mitarbeiter durch, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu stärken. Dies umfasst auch die regelmäßige Aufklärung über aktuelle Datenschutzrichtlinien und -praktiken.
• Beratung und Unterstützung: Der Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsführung und die Fachabteilungen in allen Fragen des Datenschutzes. Er unterstützt bei der Entwicklung und Implementierung von Datenschutzstrategien und -richtlinien sowie bei der Bewertung von Datenschutzrisiken.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei neuen Projekten oder Technologien, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind und wenn bei diesen Verarbeitungen vorrausichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu erwarten ist, hat der Verantwortliche eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorzunehmen. Der Datenschutzbeauftragte steht dem Verantwortlichen hierbei auf Anfrage beratend zur Seite, bewertet die Risiken für die betroffenen Personen und empfiehlt Maßnahmen zur Risikominimierung.
• Ansprechpartner für Betroffene und Behörden: Der Datenschutzbeauftragte fungiert als Ansprechpartner für Anfragen und Beschwerden von Betroffenen, deren Daten verarbeitet werden. Zudem ist er die zentrale Kontaktperson für Datenschutzbehörden und koordiniert die Kommunikation mit diesen.
• Dokumentation und Berichterstattung: Der Datenschutzbeauftragte dokumentiert alle datenschutzrelevanten Vorgänge und Maßnahmen. Er erstellt Berichte über die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und informiert die Geschäftsführung regelmäßig über den Stand des Datenschutzes im Unternehmen.
• Prüfung und Anpassung der Datenschutzmaßnahmen: Der Datenschutzbeauftragte überprüft regelmäßig die bestehenden Datenschutzmaßnahmen und veranlasst bei Bedarf die Anpassung an neue rechtliche Vorgaben oder technologische Entwicklungen.

Diese Aufgaben sind essenziell, um den Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu stärken.

Datenschutzbeauftragter werden – Voraussetzungen und Qualifikationen

Um Datenschutzbeauftragter zu werden, sind spezifische Voraussetzungen und Qualifikationen erforderlich, die sicherstellen, dass die Person in der Lage ist, die komplexen Aufgaben dieser Position effektiv zu erfüllen. Das sind die wichtigsten Aspekte:

• Fachwissen im Datenschutzrecht: Ein Datenschutzbeauftragter muss über fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht verfügen. Dies umfasst insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie branchenspezifische Datenschutzbestimmungen.
• Kenntnisse in der Datenschutzpraxis: Neben dem rechtlichen Wissen sind praktische Kenntnisse im Umgang mit Datenschutzanforderungen erforderlich. Dazu gehören Kenntnisse über Datenschutzmanagementsysteme, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz.
• Technisches Verständnis: Ein gutes technisches Verständnis ist von Vorteil, da der Datenschutzbeauftragte häufig mit IT-Systemen und Datenverarbeitungsprozessen zu tun hat. Grundkenntnisse in IT-Sicherheit und Datenmanagement sind daher hilfreich.
• Kommunikationsfähigkeiten: Da der Datenschutzbeauftragte regelmäßig mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich der Geschäftsführung, Mitarbeitern und Datenschutzbehörden, kommuniziert, sind ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten erforderlich. Die Fähigkeit, komplexe Datenschutzthemen verständlich zu erklären, ist besonders wichtig.
• Unabhängigkeit und Integrität: Der Datenschutzbeauftragte muss seine Aufgaben unabhängig und weisungsfrei erfüllen können. Dies erfordert ein hohes Maß an Integrität und die Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen objektiv zu bleiben.
• Ausbildung und Zertifizierung: Während es keine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung für Datenschutzbeauftragte gibt, ist der Besuch von Fortbildungs- und Zertifizierungslehrgängen im Datenschutzbereich essenziell. Zertifikate wie CIPP/E (Certified Information Privacy Professional/Europe) oder TÜV-/DEKRA-geprüfte Datenschutzbeauftragte sind anerkannt und können die Qualifikation untermauern.
• Berufserfahrung: Praktische Erfahrung im Datenschutzbereich ist ein großer Vorteil. Viele Datenschutzbeauftragte kommen aus Berufen, die bereits Schnittstellen zum Datenschutz haben, wie IT-Sicherheit, Rechtswesen oder Compliance.

Um Datenschutzbeauftragter zu werden, ist also eine Kombination aus rechtlichem und technischem Wissen, praktischer Erfahrung sowie ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten erforderlich. Durch kontinuierliche Weiterbildung und Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen kann ein Datenschutzbeauftragter seine Kompetenzen ständig erweitern und auf dem neuesten Stand halten. Unser Datenschutzseminar mit optionaler DEKRA-Prüfung bereitet Sie bestens auf Ihre neuen Aufgaben vor.

Wichtige Rechtsgrundlagen für Datenschutzbeauftragte

Die Tätigkeit eines Datenschutzbeauftragten basiert auf einer Vielzahl von gesetzlichen Regelungen, die den Umgang mit personenbezogenen Daten definieren und reglementieren. Zu den wichtigsten Rechtsgrundlagen gehören:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO ist die zentrale Rechtsvorschrift für den Datenschutz in der Europäischen Union. Sie regelt umfassend die Verarbeitung personenbezogener Daten und setzt strenge Anforderungen an deren Schutz. Die DSGVO bestimmt unter anderem die Rechte der betroffenen Personen, die Pflichten der datenverarbeitenden Stellen und die Voraussetzungen für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Das BDSG ergänzt die DSGVO und konkretisiert deren Vorgaben für Deutschland. Es enthält spezielle Regelungen, die für den öffentlichen und nichtöffentlichen Bereich in Deutschland gelten, wie beispielsweise die Bestimmungen zur Videoüberwachung, zur Datenverarbeitung für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke und zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten.
• Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG): Dieses Gesetz regelt den Datenschutz im Bereich der Telekommunikation und Telemedien. Es kombiniert die bisher separaten Regelungen des Telemediengesetzes (TMG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und berücksichtigt dabei die Vorgaben der DSGVO. Das TTDSG ist besonders relevant für Unternehmen, die elektronische Kommunikationsdienste anbieten oder im Online-Bereich tätig sind.
• E-Privacy-Verordnung (in Vorbereitung): Die zukünftige E-Privacy-Verordnung soll die bisherigen Regelungen der E-Privacy-Richtlinie ablösen und den Datenschutz im Bereich der elektronischen Kommunikation weiter stärken. Sie wird ergänzende Regelungen zur DSGVO enthalten und insbesondere den Umgang mit Cookies, Tracking und anderen Online-Marketing-Methoden regeln.
• Branchenspezifische Datenschutzregelungen: Je nach Branche können zusätzliche Datenschutzgesetze und -verordnungen relevant sein, wie zum Beispiel das Sozialgesetzbuch (SGB) für den Gesundheitsbereich, das Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG bzw. DSG EKD) für kirchliche Einrichtungen oder das Kreditwesengesetz (KWG) für Finanzinstitute.

Diese Rechtsgrundlagen bilden den Rahmen für die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten und definieren die Anforderungen und Pflichten, die im Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten sind. Ein umfassendes Verständnis dieser Gesetze ist für die effektive Erfüllung der Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten unerlässlich.

Datenschutzbeauftragter – ab wann müssen Unternehmen ihn bestellen?

Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn sie regelmäßig und systematisch personenbezogene Daten verarbeiten, insbesondere wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von Daten beschäftigt sind. Zudem ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend, wenn besonders sensible Daten (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden oder Datenverarbeitungen durchgeführt werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen. Diese Anforderungen sind in der DSGVO und im BDSG geregelt.