Art. 4 Ziff. 5, Erwägungsgrund 26, 28, 29

Unter der Pseudonymisierung personenbezogener Daten versteht man das „Ersetzen des Namens und anderer Indentifikationsmerkmale durch ein Kennzeichen zu dem Zweck, die Bestimmung des Betroffenen auszuschließen oder wesentlich zu erschweren“.

Somit bedeutet Pseudonymisierung in Abgrenzung zur Anonymisierung nicht zwingend ein dauerhaftes Entfernen des Personenbezugs. In der Regel erfolgt die Pseudonymisierung durch die Anlage und Verwendung von Kunden- oder Personalnummern, Nicknames oder ähnlichen Kennzeichnungen. Im Moment der Verwendung der pseudonymisierten Datensätze ist es den beteiligten Personen tatsächlich nicht erkennbar, welche natürliche Person sich hinter dem jeweiligen Datensatz verbirgt. Bei Bedarf, in gesetzlichen Regelungen oder unternehmensinternen Anweisungen ausdrücklich benannten Fällen, kann dann eine Repersonifizierung vorgenommen werden. Gemäß Erwägungsgrund 26 sollten pseudonymisierte Daten als Informationen über eine identifizierbare natürliche Person angesehen werden.

Der Verantwortliche sollte im Rahmen der von ihm zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen ( Art. 25 und 32 DSGVO) dafür Sorge tragen, dass es zu keiner unbefugten Repersonifizierung kommen kann. In der Praxis geschieht das in der Regel durch eine entsprechende Einteilung der Zugriffsrechte, sodass nur im Wege des Vier-Augen-Prinzips, also dem Zusammenwirken mindestens zweier Personen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten, die Repersonifizierung bewirkt werden kann. Voraussetzung hierfür ist, dass das im Wege der Pseudonymisierung dem Datensatz eines Betroffenen zugeordnete Merkmal in einer anderen Datei gespeichert wird, als die der natürlichen Person zuzuordnenden Daten (Name, Adresse, etc.). Für die jeweiligen Datensätze werden dann die Zugriffsrechte an unterschiedliche Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter vergeben. Nur in bewusstem Zusammenwirken dieser Personen ist dann die Repersonifizierung des Datensatzes möglich.