Heutige Fotokopierer verfügen über Festplattenspeicher. Diese dienen dem Zweck, immer dann, wenn mehrere Kopien einer Vorlage gefertigt werden sollen, den mechanischen Verschleiß (häufige Bewegung des Schlittens) zu verringern und die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen. Die Speicherbausteine sind in der Lage, mehrere hundert bis zu mehreren Tausend Seiten zu speichern. Die Speicher werden nach Abschluss des Kopiervorganges nicht automatisch gelöscht. Deshalb sollten technische, insbesondere aber organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um zu verhindern, dass Fotokopierer bei technischen Defekten oder der Beendigung der Nutzungsdauer das Unternehmen verlassen, ohne dass zuvor der Festplattenspeicher gelöscht wurde. Sollte das Gerät über keine gesonderte Funktion hierzu verfügen, verbleibt letztlich lediglich der Ausbau des Speicherbausteins. Wenn der Kopierer einer Nachnutzung, z. B. durch Veräußerung oder aber auch Rückgabe an den Vermieter/Leasinggeber, zugeführt werden soll, empfiehlt es sich, dies schon bei der Beschaffung zu berücksichtigen und einen entsprechenden Speicherbaustein als Ersatzteil zu erwerben.

Ferner sollten organisatorische Maßnahmen, hier insbesondere Arbeitsanweisungen, gewährleisten, dass keine Fehlkopien, bei welchen personenbezogene Daten oder gar besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 DSGVO) erkennbar sind, als Schmierpapier verwendet werden. Zur gesetzeskonformen Vernichtung solcher Dokumente sollten die erforderlichen Einrichtungen in unmittelbarer Nähe des Fotokopierers aufgestellt sein.